1. Introduction

At Swiss Education Circle, we take the protection of your personal data very seriously. This Privacy Policy explains how we collect, process, and protect your personal data in accordance with the Swiss Federal Act on Data Protection (nDSG — in force since 1 September 2023) and applicable regulations.

If you are resident in Türkiye, please also see our KVKK notice under Turkish data protection law.

2. Data Controller

3. Data We Collect

3.1 Identity and Contact Information

Name, surname, email address, phone number, postal address, and family information.

3.2 Student Information

Student's name, date of birth, age, educational background, academic documents (report cards, transcripts), language skills, preferred schools, and special interests.

3.3 Client Interaction Data

Meeting notes, your requests and preferences, service history, and communication preferences.

3.4 Technical Data

IP address, browser type, device information, and website usage data (through cookies).

3.5 Payment and Invoicing Information

Billing address together with payment and receipt records. Fees are settled by bank transfer; we do not collect or store credit card details through this website.

4. Purposes and Legal Bases for Processing

We process your personal data for the following purposes and legal bases:

• Contract performance: Providing membership services, managing school application processes
• Legitimate interest: Improving our services, ensuring security
• Legal obligation: Tax and accounting records, legal notifications
• Explicit consent: Informational and promotional emails (only with your approval) and recording your communication preferences

5. Data Sharing and International Transfer

We may share your personal data with:

Your data is never sold to, or shared with, third-party advertisers.

6. Data Security

We implement the following technical and organizational measures to protect your data:

• SSL/TLS encryption (HTTPS)
• Secure servers and firewalls
• Role-based access control
• Regular security assessments and updates
• Staff confidentiality training and undertakings

Employees and representatives acting on our behalf are bound by confidentiality undertakings; family and student information is never shared with any third party outside the purpose of the service.

7. Data Retention

After these periods, your data will be securely deleted or anonymized. A record that you withdrew your communication consent is retained so that your request is not inadvertently overridden.

8. Automated Decision-Making and Profiling

We do not use fully automated decision-making or profiling in our services. All assessments and recommendations are made personally by our consultants.

9. Your Rights

Under the Swiss Data Protection Act (nDSG), you have the following rights:

• Right to information: Know what data is being processed
• Right of access: Request a copy of your data
• Right to rectification: Request correction of inaccurate data
• Right to erasure: Request deletion under certain conditions
• Right to object: Object to data processing
• Right to data portability: Receive your data in a structured format
• Right to withdraw consent: Withdraw your consent at any time

To exercise these rights, please contact us at info@ayhanconer.com. We will respond to your request within 30 days.

10. Cookies

Our website uses the following types of cookies:

• Essential cookies: Required for the site and member login to function
• Preference cookies: To remember your language and display preferences
• Analytics cookies: To analyse site traffic (Google Analytics), subject to your consent

Tools We Use

• Google Workspace — email, document storage and sharing
• Google Calendar — appointment management
• Notion — client relationship records
• Make.com — form handling and automation flows
• YouTube — embedded presentation videos on our site

You can manage or disable cookies through your browser settings. However, disabling some cookies may affect site functionality.

11. Marketing Communications and Your Preferences

From time to time we send informational emails about our services, membership options, summer camps and school presentations. These are sent only to people who have given us their contact details directly, completed one of our forms, or are existing clients. We never purchase contact lists from third parties.

You can change your communication preferences at any time:

• Reply to any email from us with the subject "Unsubscribe", or
• write to info@ayhanconer.com.

Your request is recorded the same business day and applied within three business days at the latest.

12. Right to Complain

If you have a complaint about our data processing activities, we ask that you first contact us. If we cannot resolve your issue, you have the right to file a complaint with the Swiss Federal Data Protection and Information Commissioner (FDPIC):

13. Changes

We may update this Privacy Policy from time to time. We will notify you of significant changes by email or through a prominent notice on our website. The current version is always available on this page.

1. Einleitung

Bei Swiss Education Circle nehmen wir den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie wir Ihre personenbezogenen Daten gemäss dem Schweizer Bundesgesetz über den Datenschutz (nDSG — in Kraft seit 1. September 2023) und den geltenden Vorschriften erheben, verarbeiten und schützen.

2. Verantwortlicher

3. Erhobene Daten

3.1 Identitäts- und Kontaktdaten

Name, Vorname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Postanschrift und Familieninformationen.

3.2 Schülerinformationen

Name des Schülers, Geburtsdatum, Alter, Bildungshintergrund, akademische Dokumente (Zeugnisse, Transkripte), Sprachkenntnisse, bevorzugte Schulen und besondere Interessen.

3.3 Kundeninteraktionsdaten

Gesprächsnotizen, Ihre Anfragen und Präferenzen, Ihre Servicehistorie und Ihre Kommunikationspräferenzen.

3.4 Technische Daten

IP-Adresse, Browsertyp, Geräteinformationen und Website-Nutzungsdaten (durch Cookies).

3.5 Zahlungs- und Rechnungsdaten

Rechnungsadresse sowie Zahlungs- und Zahlungseingangsdaten. Honorare werden per Banküberweisung beglichen; über diese Website werden keine Kreditkartendaten erhoben oder gespeichert.

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zu folgenden Zwecken und Rechtsgrundlagen:

• Vertragserfüllung: Bereitstellung von Mitgliedschaftsdiensten, Verwaltung von Schulbewerbungsprozessen
• Berechtigtes Interesse: Verbesserung unserer Dienstleistungen, Gewährleistung der Sicherheit
• Gesetzliche Verpflichtung: Steuer- und Buchhaltungsunterlagen, gesetzliche Mitteilungen
• Ausdrückliche Einwilligung: Informations- und Werbe-E-Mails (nur mit Ihrer Zustimmung) sowie Erfassung Ihrer Kommunikationspräferenzen

5. Datenweitergabe und internationale Übermittlung

Wir können Ihre personenbezogenen Daten an folgende Parteien weitergeben:

Ihre Daten werden nicht an Drittanbieter für Werbezwecke verkauft oder weitergegeben.

6. Datensicherheit

Wir setzen folgende technische und organisatorische Massnahmen zum Schutz Ihrer Daten ein:

• SSL/TLS-Verschlüsselung (HTTPS)
• Sichere Server und Firewalls
• Rollenbasierte Zugriffskontrollen
• Regelmässige Sicherheitsbewertungen und Updates
• Vertraulichkeitsschulung und -verpflichtung für Mitarbeitende

7. Datenaufbewahrung

Nach Ablauf dieser Fristen werden Ihre Daten sicher gelöscht oder anonymisiert.

8. Automatisierte Entscheidungsfindung und Profiling

Wir verwenden in unseren Dienstleistungen keine vollautomatisierte Entscheidungsfindung oder Profiling. Alle Bewertungen und Empfehlungen werden persönlich von unseren Fachberatern vorgenommen.

9. Ihre Rechte

Nach dem Schweizer Datenschutzgesetz (nDSG) haben Sie folgende Rechte:

• Auskunftsrecht: Erfahren, welche Daten verarbeitet werden
• Zugangsrecht: Eine Kopie Ihrer Daten anfordern
• Recht auf Berichtigung: Korrektur unrichtiger Daten verlangen
• Recht auf Löschung: Unter bestimmten Bedingungen Löschung verlangen
• Widerspruchsrecht: Der Datenverarbeitung widersprechen
• Recht auf Datenübertragbarkeit: Ihre Daten in strukturiertem Format erhalten
• Recht auf Widerruf der Einwilligung: Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen

Um diese Rechte auszuüben, kontaktieren Sie uns bitte unter info@ayhanconer.com. Wir werden innerhalb von 30 Tagen auf Ihre Anfrage antworten.

10. Cookies

Unsere Website verwendet folgende Arten von Cookies:

• Notwendige Cookies: Erforderlich für die Funktion der Website und des Mitglieder-Logins
• Präferenz-Cookies: Um Ihre Sprach- und Anzeigeeinstellungen zu speichern
• Analyse-Cookies: Zur Analyse des Website-Verkehrs (Google Analytics), vorbehaltlich Ihrer Einwilligung

Von uns verwendete Tools

• Google Workspace — E-Mail, Dokumentenspeicherung und -freigabe
• Google Calendar — Terminverwaltung
• Notion — Kundenbeziehungsdaten
• Make.com — Formular- und Automatisierungsabläufe
• YouTube — eingebettete Präsentationsvideos

Sie können Cookies über Ihre Browsereinstellungen verwalten oder deaktivieren. Das Deaktivieren einiger Cookies kann jedoch die Website-Funktionalität beeinträchtigen.

11. Werbekommunikation und Ihre Präferenzen

Von Zeit zu Zeit versenden wir Informations-E-Mails über unsere Dienstleistungen, Mitgliedschaftsoptionen, Sommercamps und Schulpräsentationen. Diese gehen ausschliesslich an Personen, die uns ihre Kontaktdaten direkt mitgeteilt, eines unserer Formulare ausgefüllt haben oder bestehende Kunden sind. Wir kaufen keine Adresslisten von Dritten.

Sie können Ihre Kommunikationspräferenzen jederzeit ändern:

• Antworten Sie auf eine unserer E-Mails mit dem Betreff "Abmelden", oder
• schreiben Sie an info@ayhanconer.com.

Ihre Anfrage wird am selben Werktag erfasst und spätestens innerhalb von drei Werktagen umgesetzt.

12. Beschwerderecht

Wenn Sie eine Beschwerde über unsere Datenverarbeitungsaktivitäten haben, bitten wir Sie, uns zunächst zu kontaktieren. Wenn wir Ihr Anliegen nicht lösen können, haben Sie das Recht, eine Beschwerde beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) einzureichen:

13. Änderungen

Wir können diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit aktualisieren. Bei wesentlichen Änderungen werden wir Sie per E-Mail oder durch eine auffällige Mitteilung auf unserer Website informieren. Die aktuelle Version ist immer auf dieser Seite verfügbar.